Pöytäkirjat ovat asiakirjoja, jotka mahdollistavat tapahtumien virallisen tallentamisen. Pöytäkirjaa käytetään tapahtuman dokumentoimiseen sellaisena kuin se tapahtui, tarvittaessa viitataan siihen, jaetaan tietoja virallisesti ja oikein sekä oikeusturvaan. Virallinen tiedote tapahtumasta annetaan pöytäkirjaan.
Mikä on minuutti?
Pöytäkirjan pitäminen on prosessi, jolla virallisesti tallennetaan tapahtuman, kokouksen, tapahtumaprosessin tai keskustelun sisältö juuri sellaisena kuin se on. Pöytäkirjaa pidetään suojan takaamiseksi oikeudellisissa prosesseissa, tapahtuman viralliseksi dokumentoimiseksi, siihen viittaamiseksi virallisena asiakirjana oikeusprosesseissa ja tilanteen täsmälliseen välittämiseen.
Virallisten toimielinten laatimat pöytäkirjat voivat allekirjoittaa poliisi, notaari, tuomioistuin, yritykset, valtion virastot tai viranomaiset.
Kuinka pitää pöytäkirjaa?
Koska pöytäkirjat ovat virallisia asiakirjoja, niitä laadittaessa on noudatettava tiettyjä sääntöjä. Pöytäkirjanpitomenettelyissä voi olla muutoksia ja erilaisia tietoja tallennettavan tapahtuman luonteesta ja sijainnista. Voit soveltaa seuraavia ehtoja esimerkkinä pöytäkirjan pitämisestä:
- Ennen kuin aloitat pöytäkirjan sisällön, sinun on kirjoitettava otsikko sääntöjen mukaisesti. Jos ilmoituksen kohteena olevalle tapahtumalle ei ole erityistilannetta, otsikko tulee kirjoittaa sivun keskelle isoin kirjaimin 'MINUUTTI'.
- Raportissa kuvatun tapahtuman luonteen mainitsemisen jälkeen on annettava yksityiskohtaiset tiedot tapahtumasta. Tapahtuman yksityiskohtaisen tiedon lisäksi raporttiin tulee sisältyä myös se, miten tapahtumatieto on saatu.
- Tiedot, kuten tapahtumapaikka, päivämäärä ja kellonaika sekä tapaus, tulee myös ilmaista selvästi.
- Jos raportissa mainitusta tapahtumasta on näyttöä, jota voidaan pitää todisteena, ne tulee myös lisätä raporttiin. Raporttiin tulee myös sisällyttää tiedot siitä, miten todisteet on saatu.
- Jos minuutit vievät useamman kuin yhden sivun, sivujen takapuoli tulee jättää tyhjäksi ja uudet sivut numeroida.
- Vaaditaan myös niiden henkilöiden märkiä allekirjoituksia, joiden tiedot ovat pöytäkirjassa. Pöytäkirjat ilman allekirjoituksia eivät ole päteviä.
Huomioi pöytäkirjaa valmisteltaessa
Koska pöytäkirjat ovat virallisia asiakirjoja, on pöytäkirjaa laadittaessa noudatettava tiettyjä malleja ja sääntöjä. Tärkeitä kohtia pöytäkirjan laatimisessa ovat seuraavat:
- Se on valmistettava A4- tai A5-paperille.
- Pöytäkirjan otsikko tulee kirjoittaa isoilla kirjaimilla sivun keskelle.
- Tapahtuman päivämäärä ja kellonaika, tiedot siitä, miten tapaus tapahtui ja kuinka tapahtumasta saatiin tietää, tulee sisällyttää yksityiskohtaisesti.
- Raporttiin on liitettävä myös todisteet tapahtumasta.
- Myös pöytäkirjassa mainittujen henkilöiden henkilötiedot on liitettävä mukaan.
- Pöytäkirjan loppuun tulee merkitä pöytäkirjan pitämispäivämäärä ja -aika sekä mainittujen henkilöiden allekirjoitukset, jotta loppu on selkeä.
Mitä hyötyä minuuteista on?
Pöytäkirjaa pidetään virallisena asiakirjana tapauksissa, joissa tapahtumasta on ilmoitettava. Pöytäkirja toimii oikeudellisena ja oikeudellisena suojana tapahtuneille tapahtumille, referenssinä yrityksen johtamistilanteisiin ja työntekijä-työnantajasuhteisiin. Jotta pöytäkirjat esitettäisiin virallisina asiakirjoina ja niistä olisi hyötyä tapahtuman kannalta, ne on laadittava aidolla tiedolla ja huolella. Pöytäkirjaa voidaan käyttää virallisina asiakirjoina erilaisiin tapahtumiin ja tarkoituksiin. Voimme luetella pöytäkirjan pitämisen edut seuraavasti:
- Ne tarjoavat oikeussuojaa käyttämällä tuomioistuimen, notaarin, virastojen tai julkisten laitosten pöytäkirjoja todisteena oikeudenkäynneissä.
- Tapauksissa, joissa vaaditaan seuraamuksia tai rikosoikeudellisia menettelyjä, pöytäkirjat esitetään tuomioistuimissa virallisina asiakirjoina tapahtuman käsittelystä.
- Elinkeinoelämässä kokousten ja keskustelujen sisällöstä voidaan pitää pöytäkirjaa. Näitä minuutteja voidaan käyttää tulevissa päätöksissä.
- Työpaikoilla pidettävä pöytäkirja voidaan pitää työnantajan ja työntekijän suojelemiseksi työpaikkatapahtumia koskevissa oikeudellisissa prosesseissa.
Kuinka pitää pöytäkirjaa tilanteensa mukaan?
Tapauksissa, joissa tapahtuma on kirjattava, voidaan pöytäkirjaa pitää, vaikkakin eri alueilla. Pöytäkirjaa voidaan pitää liike-elämästä, koulutuksesta ja terveydentilasta sekä oikeus- tai rikosoikeudellisista menettelyistä. Ongelmatilanteissa sairaalatutkimuksissa ja hoidoissa voidaan tehdä raportti terveydentilasta, raportti rangaistuksista, kuten koulutuselämän kurinalaisuudesta, raportti sotilasalueen ongelmista tai työtapaturmasta.
Kuinka pitää liikenneonnettomuusraporttia?
Aineellisia vahinkoja sisältävä liikenneonnettomuusraportti voidaan laatia seuraavien sääntöjen mukaisesti:
- Vain onnettomuuteen osallistuneiden tulee täyttää raportti kahtena kappaleena. Jos joudut onnettomuuteen, ilmoitus on täytettävä, vaikka sinulla ei olisi ajokorttia.
- Vaikka pöytäkirjaa varten täytetty lomake on valokopio, on pöytäkirjassa oltava osapuolten märkäallekirjoitukset.
- Lomakkeen tiedot on täytettävä puutteellisesti ja onnettomuuden syy on ilmoitettava selvästi.
- Koska ilmoitus on pätemätön, jos yritystä ja vakuutusta ei voida tunnistaa, on osapuolten vakuutusyhtiöiden ja liikennevakuutusten numerot ilmoitettava täydellisesti ja tarkasti.
- Ilmoitus tulee toimittaa vakuutusyhtiölle viiden arkipäivän kuluessa.
Kuinka pitää sotilasraportteja?
Sotilaallisilla pöytäkirjoilla on yleensä kiinteä malli. Jos ilmoitus liittyy esimerkiksi kurinpitotapahtumaan, raporttisivun keskiosaan kirjoitetaan otsikko "KUINKIINTEISEN HAvainnoinnin RAPORTTI". Tapahtuman päivämäärän, tarkan kellonajan ja tarkan sijainnin ilmoittamisen jälkeen tiedot tapahtumasta ja tapahtumassa mainitut nimet sisällytetään ilmoitukseen. Kun pöytäkirjan lopussa on merkitty päivämäärä, jolloin pöytäkirja on pidetty, pöytäkirja viimeistellään pöytäkirjassa mainittujen henkilöiden ja pöytäkirjanpitäjän merkinnöillä.
Kuinka säilyttää opiskelijaraportit?
Kuten muissakin minuuteissa, raportin otsikon isoilla kirjaimilla kirjoituksen jälkeen tulee tapahtuman päivämäärä, kellonaika, tapahtuman tiedot ja tapahtumassa mainitut nimet. Kun pöytäkirjan päivämäärä on lisätty loppuun, pöytäkirja viimeistellään oppilaan, opettajan, apulaisrehtorin ja rehtorin märkillä allekirjoituksilla.