Miksi tiedonhallinta on tärkeää?

Tieto on päätöksenteon keskiössä. Muuttamalla dataa, jonka parissa päättäjät työskentelevät, organisaatio saavuttaa erilaisen tuloksen. Siksi täydellisimpien ja olennaisimpien tietojen saaminen on avain kaikkien toimien tehokkuuteen. Mutta miten voimme tarkalleen suodattaa tarpeellisen ja kriittisen tiedon, jota ilman toteutettujen toimenpiteiden pitäisi johtaa tehottomaan suuntaan? Vastaus on tehokas, ja se suoritetaan algoritmien mukaisesti, jotka optimoivat tietojenkäsittely-, tallennus- ja vaihtomekanismeja. tiedonhallinnassa se on piilotettu.

Mikä estää saamasta eniten irti datasta?

Tietojen säilyttäminen organisaatiohierarkian kaikilla tasoilla

On yleinen taipumus piilottaa negatiivista tietoa. Johto tekee tämän välttääkseen paniikkia alaistensa keskuudessa ja ruohonjuuritason työntekijöitä työpaikkansa menettämisen pelossa. Tämän seurauksena yrityksen tai organisaation toiminnassa epäedullisessa asemassa oleva osapuoli voi pysyä piilossa pitkään.

Tietojen saastuminen

Kiertoprosessissa data kasvaa epäluotettavalla tiedolla, ja mitä vaikeampaa siitä on päästä eroon, sitä enemmän se onnistuu pakenemaan tärkeimpiä kanavia. Esimerkiksi yksi työntekijöistä teki virheen raportissa ja antoi väärät numerot. Jos tätä ei huomata ajoissa, monet muut tapaukset, jotka pitävät niitä luotettavina, kopioivat ne.

Viivästyminen tiedonvaihdossa

Jos tietoja on tallennettu eri paikkoihin, eikä niistä ole yhtä tietuetta, sen hakeminen oikeaan aikaan voi olla vaikeaa.

• Esidigitaalikaudella tämä vastasi tilannetta, jossa organisaation jokaisen osaston suorituskykytiedot tallentuivat moniin kansioihin, työasemiin ja varastoihin. Aina ei ollut mahdollista löytää niitä oikeaan aikaan.
• Nykyaikaisessa digitaalisessa maailmassa tämä tarkoittaa, ettei ole olemassa avointa ja läpinäkyvää järjestelmää tiedon jakamiseksi sen mukaan, missä se on kerätty. Tässä tapauksessa työntekijä tietää varmasti, että nämä tiedot on tallennettu jonnekin, mutta ei voi sanoa tarkalleen missä monista kansioista.

Mitä tehokas tiedonhallinta sisältää?

Millaisia ​​mekanismeja tiedon kanssa työskentelyssä pitäisi olla virheiden havaitsemiseksi oikea-aikaisesti, "roska"-tietojen suodattamiseksi ja objektiivisten tietojen poimimiseksi pikemminkin kuin vain niitä kuvaavan henkilön hyödyksi?

Tiedonhallinta on samanlaista kuin kaikkien tiedonvaihtoprosessien toteutuksen havaitseminen tarkistuslistan mukaan. Tämän prosessin pilarit ovat seuraavat:

• Tietojen vastaanoton ja siirron valvonta. Ensimmäisessä tapauksessa on varmistettava, että tiedot saadaan kokonaisuudessaan kaikilta tarvittavilta osastoilta tai avainhenkilöiltä. Toiseksi – luo tiukat suodattimet sille, kenellä on oikeus käyttää vastaanotettuja tietoja. Tämä on tärkeää paitsi taloudellisen turvallisuuden vuoksi, myös laitoshygienian kannalta. Ylikuormitus tarpeettomalla tiedolla ei ainoastaan ​​lisää työn tuottavuutta, vaan myös hidastaa sitä.
• Tietojen systematisointi. Organisaatiossa tulisi kehittää tiedon tallennuskartta, josta haluttu tieto on helppo löytää.
• Varastointimenetelmä. Tallennustavan valinta riippuu niiden ihmisten määrästä, jotka tarvitsevat jatkuvan pääsyn näihin tietoihin. Jos se on vain yksi henkilö, se voidaan tallentaa kassakaappiin tai kiintolevylle. Jos kuitenkin useat työntekijät tarvitsevat jatkuvasti tiettyjä tietoja, ne tulisi sijoittaa pilvitallennustilaan, jotta tietojen käsittelyyn kuluva aika minimoi.

Mitä selkeämmät algoritmit tiedon hankkimiseksi, vaihtamiseksi ja tallentamiseksi organisaatiossa ovat, sitä pienempi on olennaisten tietojen katoamisen tai vuotamisen ongelma. Molemmat haittaavat yrityksen tehokasta toimintaa. Tehokkaan tiedonhallinnan tehtävässä selviytyessään yritys vakiinnuttaa asemansa merkittävästi objektiivisessa todellisuudessa, jota ei vääristä liiallinen tai tiedon puute.